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Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux
Administration portuaire de Nanaimo

1. Renseignements généraux

Historique

Le Port de Nanaimo est le plus important port public de cargaisons sur l’Île de Vancouver et ses activités se poursuivent depuis plus de cent ans. La Commission portuaire de Nanaimo (Nanaimo Harbour Commission) fût créée en 1961 et, depuis, le Port continue d’opérer sous le nom d’Administration portuaire de Nanaimo en vertu de la Loi maritime du Canada, laquelle a reçu la sanction royale le 11 juin 1998. La Loi maritime du Canada a créé 18 administrations portuaires, chacune ayant ses propres lettres patentes et étant responsable devant le Parlement à travers Transport Canada.

Responsabilités

Le rôle de l’Administration portuaire est de faciliter et d’étendre le mouvement des cargaisons et des passagers dans le Port de Nanaimo, de fournir des installations, des services et des technologies qui soient compétitifs, sûrs, commercialement viables, fiables et axés sur la clientèle et de fonctionner avec l’appui du public dans le meilleur intérêt des Canadiens.

2. Fonctions, programmes et activités de l’institution

Conseil d’administration

Les trois niveaux de gouvernement (fédéral, provincial et municipal) nomment chacun un représentant au Conseil d’administration de l’Administration portuaire de Nanaimo. Le ministre fédéral des transports, sur recommandation des usagers du Port, nommes les quatre autres administrateurs. Le Conseil choisit un président parmi ses membres.

Président-directeur general

Le président-directeur général de l’Administration portuaire de Nanaimo est le chef de l’institution aux fins de la Loi sur l’accès à l’information et il exerce tous les pouvoirs et responsabilités qui se rapportent à cette function en vertu de ladite Loi.

Finances et administration

Ce secteur regroupe les services de la comptabilité, de l’administration, des ressources humaines, des finances et de l’information.

Opérations

Ce secteur regroupe les opérations maritimes, les opérations de terminal, la sécurité et la planification des mesures d’urgence.

Propriétés foncières

Ca secteur gère l’administration et l’entretien des propriétiés foncières.

Prospection et commercialization

Ca secteur est responsable de la prospection, des relations avec la communauté et de la promotion.


Fonds de renseignements

  • Développement portuair

Description: Renseignements concernant la planification à venir, le développement stratégique et la croissance dans le cadre de projets d’immobilisation.

Types de documents: Plan d’utilisation des sols, plan d’affaires, contrats, propositions, répertoire des documents de la marine, permis et correspondence générale.

Numéro du dossier: APNAN PTD 045
 

  • Environnement

Description: Renseignements relatifs auz rapports d’évaluation environnementale, aux enjeux et aux projets environnementaux.

Types of documents: Projets environnementaux, vérifications, enjeux.

Numéro du dossier: APNAN ENV 035
 

  • Exploitation des Terminaux

Description: Renseignements concernant les opérations de navires de fret, de passagers et de croisière.

Types de documents: Douanes canadiennes, terminaux des bateaux de fret, terminaux des bateaux de croisière, opérateurs.

Numero du dossier: APNAN TOP 010
 

  • Ingénierie

Description: Rensignements relatifs à la gestion des bâtiments, à l’équipement et aux véhicules, à l’entretien des installations et des structures, à la conception et à la realisation de projets et aux services d’utilité publique.

Types de documents: Devis, normes, contrats, permis, ententes, soumissions, cartes, graphiques et correspondance générale.

Numéro du dossier: APNAN ENG 030
 

  • Manutention des cargaisons

Description: Renseignements sur l’entreposage, le transfert, les cargaisons, les marchandises, le transport et autres sujets dérivés.

Types de documents: Manifestes, rapports statistiques, correspondance générale.

Numéro du dossier: APNAN CAR 025
 

  • Opérations portuaires

Description: Renseignements relatifs à la circulations, aux navires, aux hydravions, à la sécurité, à la planification des mesures d’urgence et aux activités connexes.

Types de documents: Incidents, ancrages, navigation, accostages, mouillages, plans d’urgence, plan de sécurité, loisirs, marchandises dangereuses, événements, permis et correspondance générale.

Numéro du dossier: APNAN HOP 005


ÉVÉNEMENTS – Numéro de fichier: APNAN PPU 020

Description: ce fichier décrit les renseignements se rapportant à des demandes pour la tenue d’événements dans le Port de Nanaimo et sur la propriété de l’Administration portuaire de Nanaimo, tel que des régates, des courses et d’autres événements commerciaux ou récréatifs. Les renseignements personnels peuvent inclure le nom et la signature du demandeur, le nom de l’organisme chargé de l’événement, les coordonnées des personnes-ressources, et le certificat d’assurance connexe.

Catégorie de personnes: le grand public.

But: les reseignements personnels sont recueillis pour fournir une aide à la navigation et un soutien en matière de sécurité lors de l’événement, pour la facturation, et pour le traitement d’éventuelles réclamations d’assurance.

Usages compatibles: les renseignements peuvent être utilizés ou divulgués pour les raisons suivantes: rapports à la haute direction et évaluation. Les renseignements peuvent être partagés avec Transport Canada (voir Fichier de renseignements personnels – Comptes rendus d’incidents maritimes et d’événements dangereux – DOT PPU 048). Les reseignements peuvent être partagés avec le Bureau de la sécurité des transports du Canada (voir Fichier de renseignements personnels Dossiers d’enquêtes – transport maritime, ferroviaire, par pipeline, aérien – SCT PPU 005). Les renseignements peuvent être partagés avec les autorités locales, provincials et fédérales dans l’éventualité d’un incident. Les renseignements peuvent être partagés avec les compaignes d’assurance. Des renseignements peuvent être affichés sur le site Web de l’Administration portuaire de Nanaimo, avec le consentement des personnes concernées.

Normes de conservation et de destruction: en voie d’élaboration.

No. ADD: En voie d’élaboration

Renvoi au document no: APNAN HOP 005, APNAN PRO 015

Enregistrement (SCT): 20091608

Numéro de fichier: APNAN PPU 020


CLIENTS DE LA MARINA – Numéro de fichier: APNAN PPU 015

Description: ce ficher contient des renseignements personnels sur les personnes qui louent un espace affecté à l’ancrage des bateaux à la W.E. Mills Landing & Marina ainsi que dans le basin d’amarrage commercial. Les renseignements personnels peuvent inclure le nom et les coordonnées du locataire, des renseignements sur son bateau et son dossier de crédit.

Catégorie de personnes: le grand public.

But: les renseignements personnels sont recueillis pour la réservation des postes d’amarrage, la consignation d’ententes de mouillage, la prestation de services, la facturation et l’obtention de commentaires de la clientèle.

Usages compatibles: les renseignements peuvent êtres utilisés ou divulgués pour les raisons suivantes: contrôles réglementaires, sûreté, inventaire de l’espace de mouillage, rapports à la haute direction et évaluation. Les reseignements peuvent server aux listes d’envoi, avec le consentement des personnes concernées. Les renseignements peuvent être communiqués au sein de l’Institution pour valider le numéro de location des plans d’eau destinés à l’usage de bouées d’amarrage privées (voir Fichier de renseignements personnels – Permis de bouée d’amarrage privée – APNAN PPU 030).

Normes de conservation et de destruction: en voie d’élaboration.

No. ADD: En voie d’élaboration.

Renvoi au document no: APNAN HOP 005

Enregistrement (SCT): 20091607

Numéro de fichier: APNAN PPU 015


PERMIS DE BOUÉE D’AMARRAGE PRIVÉE – Numéro de fichier: APNAN PPU 030

Description:ce fichier contient des reseignements personnels sur les personnes qui demandent l’autorisation de placer et d’utiliser une bouée d’amarrage privée sur la propriété de l’Administration poutuaire de Nanaimo. Les renseignements personnels peuvent inclure le nom, les coordonnées et la signature du demandeur, l’emplacement de la bouée, le numéro du permis ou du bail du plan d’eau, et l’utilisation prevue de la bouée.

Catégorie de personnes: les demandeurs d’un permis de bouée d’amarrage privée.

But: les renseignements personnels sont recueillis afin de gérer l’utilisation des bouées d’amarrage privées.

Usages compatibles: les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués pour les raisons suivantes: inventaire des bouées d’amarrage privées et de leur position, rapports à la haute direction, sûreté et évaluation. Les reseignements sont utilisés ou communiqués pour établir des listes d’envoi. Les renseignements peuvent être partagés avec la Marina pour valider le numéro des baux des plan d’eau (voir Fichier de renseignements personnels – Clients de la Marina – APNAN PPU 015).

Normes de conservation et de destruction: en voie d’élaboration.

No. ADD: En voie d’élaboration.

Renvoi au document no: APNAN HOP 005

Enregistrement (SCT): 20091610

Numéro de fichier: APNAN PPU 030


PERMIS DE SOUDAGE ET DE BRÛLAGE – Numéro de fichier: APNAN PPU 025

Description: ce fichier contient des renseignements personnels sur les personnes qui demandent des permis de soudage et de brûlage dans le Port de Nanaimo. Les renseignements personnels peuvent inclure le nom du demandeur et celui de son bateau, l’agence maritime du bateau, l’emplacement du bateau, des précisions sur le travail, la date et l’heure du travail, et les noms et signatures du soudeur et du responsable du bateau.

Catégorie de personnes: les demandeurs d’un permis de soudage et de brûlage.

But: les renseignements personnels sont recueillis pour permettre le traitement des demandes de permis de soudage et de brûlage et pour communiquer avec les personnes ressources.

Usages compatibles: les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués pour les raisons suivantes: contrôles réglementaire, sûreté, présentation de rapports à la haute direction et évaluations.
Normes de conservation et de destruction: en voie d’élaboration.

No. ADD: en voie d’élaboration.

Renvoi au document no: APNAN HOP 005

Enregistrement (SCT): 20091609

Numéro de fichier: APNAN PPU 025

  • Propriétés foncières

Description: ce fichier contient des renseignements sur la gestion des propriétés de l’Administration portuarie, ses baux, permis, servitudes, événements, recherches de titres, acquisition et disposition de biens.

Types de documents: Paiements en lieu de taxes, assurances, évaluations, ententes, renseignements sur les titres.

Numéro du dossier: APNAN PRO 015


ÉVÉNEMENTS – Numéro de fichier: APNAN PPU 020

Description: ce fichier décrit les renseignements se rapportant à des demandes pour la tenue d’événements dans le Port de Nanaimo et sur la propriété de l’Administration portuaire de Nanaimo, tel que des régates, des courses et d’autres événements commerciaux ou récréatifs. Les renseignements personnels peuvent inclure le nom et la signature du demandeur, le nom de l’organisme chargé de l’événement, les coordonnées des personnes-ressources, et le certificat d’assurance connexe.

Catégorie de personnes: le grand public.

But: les renseignements personnels sont recueillis pour fournir une aide à la navigation et un soutien en matière de sécurité lors de l’événement, pour la facturation, et pour le traitement d’éventuelles reclamations d’assurance.

Usages compatibles: les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués pour les raisons suivantes: rapports à la haute direction et évaluation. Les renseignements peuvent être partagés avec Transport Canada (voir Fichier de renseignements personnels – Comptes rendus d’incidents maritimes et d’événements dangereux – DOT PPU 048). Les renseignements peuvent être partagés avec le Bureau de la sécurité des transports du Canada (voir Fichier de renseignements personnels Dossiers d’enquêtes – transport maritime, ferroviaire, par pipeline, aérien – SCT PPU 005). Les renseignements peuvent être partagés avec les autorités locales, provincials et fédérales dans l’éventualité d’un incident. Les renseignements peuvent être partagés avec les companies d’assurance. Des renseignements peuvent être affichés sur le site Web de l’Administration portuaire de Nanaimo, avec le consentement des personnes concernées.

Normes de conservation et de destruction: en voie d’élaboration.

No. ADD: en voie d’élaboration.

Renvoi au document no: APNAN HOP 005, APNAN PRO 015

Enregistrement (SCT): 20091608

Numéro de fichier: APNAN PPU 020

  • Sécurité

Description: Renseignements concernant les systèmes de sécurité, les incidents et les investigations.

Types de documents: Rapports du service de sécurité, sur la sécurité des terminaux, les enquêtes et les incidents.

Numéro du dossier: APNAN SEC 050


Services internes

Les services internes sont des groupes d’activités et de ressources connexes gérés de façon à répondre aux besoins des programmes et autres obligations générale d’une organization. Ces groupes sont les suivants: services de gestion et de surveillance, services des communications, services juridiques, services de gestion des ressources humaines, services de gestion des finances, services de gestion de l’information, services des technologies de l’information, services de gestion des propriétés foncières, services de gestion du matérial, servies de gestion des acquisitions et services de gestion des voyages et autres services administratifs. Les services internes regroupent uniquement les activités et les ressources destinées à l’ensemble d’une organization et non celles fournies à un programme particulier.

  • Gestion des biens immobiliers (CCD)
    • Gestion des biens immobiliers (FRP)

Gestion des ressources humaines

Les services de gestion des ressources humaines traitent de l’orientation stratégique, de l’affectation des ressources entre les services et les processus, de l’analyse des risques et de la détermination des mesure d’atténuation. Elles permettent de veiller à ce que les services et les programmes du gouvernement fédéral respectent les lois, les règlements, les politiques et les plans établis.

  • Évaluation de la gestion du rendement (CCD)
    • Évaluation de la gestion du rendement (FRP)
  • Langues officielles (CCD)
    • Langues officielles (FRP)
  • Planification des ressources humaines (CCD)
    • Planification des ressources humaines (FRP)
  • Recrutement et dotation
    • Code de valeurs et d’éthique de la function publique
    • Demandes d’emploi
    • Dossier personnel d’un employé
  • Relations de travail
    • Code de valeurs et d’éthique de la function publique
    • Griefs
    • Harcèlement
  • Rémunération et avantages sociaux
    • Présences et congés
    • Rémunération et avantages
  • Santé et sécurité au travail (CCD)
    • Harcèlement
    • Santé et sécurité au travail (FRP)

Service de voyages et autres services administratifs

Les services de voyage et autres services administratifs comprennent les services de voyage du gouvernement du Canada (GC) ainsi que tout autre service interne qui ne s’inscrit pas parfaitement dans les catégories de services internes.

  • Accès a l’information et protection des renseignements personnels (CCD)
    • Accès à l’information et protection des renseignements personnels (FRP)
  • Conseils d’administration, comités et conseils
    • Membres de conseils d’administration, de comités et de conseils
  • Sécurité
    • Surveillance vidéo, registres de contrôle d’accès des visiteurs et laissez passer

Services juridiques

Les services juridiques concernent des activités entreprises pour permettre aux institutions de respecter leurs priorités et d’atteindre leurs objectifs en matière de politique, de programmes et de prestations de services dans un cadre juridiquement sûr.

Catégories de renseignements personnels

Dans le cadre de ses programmes et de ses activités, il se peut que l’Administration portuaire accumule, par catégories, des renseignements personnels que l’on ne retrouve pas dans les fichiers de renseignements personnels susmentionnés. Ceux-ci comprennent des demandes de renseignements, des témoignages d’appui du grand public, des offres des services et des plaintes. Ces renseignements sont classés dans les dossiers d’ordre général, où les documents ne sont habituellement pas extraits au moyen du nom de la personne ou de tout autre indentifiant personnel.

Ce genre de renseignements personnels ne peut normalement être retracé que si l’on dispose de détails particuliers sur le sujet, le programme d’activités connexe, la date de reception à l’Administration portuaire de Nanaimo ainsi que le nom de la personne à qui il a été adressé. Les périodes de conservation de ces categories de renseignements personnels sont contrôlées au moyen du calendrier de destruction des dossiers d’ordre général dans lesquels ils sont classés.

Manuels

  • Manuel des procédures d’urgence
  • Manuel des pratiques et procedures du directeur du Port

3. Renseignements supplémentaires

Les formalités d’accèss en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des reseignements personnels sont expliquées dans l’Introduction de cette publication à www.infosource.gc.ca.

Chaque demande présentée à l’Administration portuaire de Nanaimo en vertu de la Loi sur l’accès à l’information doit être accompagnée d’un chèque ou mandate-poste de $5.00 émis à l’ordre de l’Administration portuaire de Nanaimo.

Pour plus de renseignements sur l’Administration portuaire de Nanaimo, ses programmes et activités, veuillez vous addresser à:

l’Administration portuaire de Nanaimo
C.P. 131
Nanaimo (Colombie-Britannique) V9R 5K4
Téléphone: 250-753-4146
Télécopieur: 250-753-4899
Courriel: info@npa.ca
Internet: www.npa.ca

Salle de lecture
Conformément à la Loi sur l’accèss à l’information, un espace a été désigné dans les bureau de l’institution comme salle de lecture publique. L’adresse en est la suivante:

l’Administration portuaire de Nanaimo
Bureaux d'Administration
100, rue Port
Nanaimo (Columbie-Britannique) V9R 0C7